Cómo tener una reunión de brainstorming efectiva

Si vas a tener una reunión para sacar ideas para resolver un problema que lleva un tiempo afectándote y no quieres que sea una de esas reuniones en las que se pierde el tiempo, y que al final deseas no haber ido, entonces, no te vale la improvisación.

Aunque una sesión de brainstorming sea algo muy creativo a lo que no hay que ponerle muchas limitaciones, es necesario prepararlas a conciencia para que salgan bien. Por supuesto se puede hacer estilo “aquí te pillo, aquí te mato”, y también todos hemos ido a exámenes sin estudiar… y hemos cateado. Así que si quieres un sobresaliente, ya sabes lo que toca.

Hay una serie de preparativos básicos que deberías tener en cuenta para que tu reunión de brainstrorming sea una autentica lluvia de ideas y no una tormenta de reproches difícil de disipar. No te preocupes porque cuando sabes lo que tienes que hacer es rápido y efectivo, así que aquí va mi ristra de consejos.

No hay brainstorming efectivo sin moderador

Una sesión de tormenta de ideas, necesita dirección. Alguien que aporte energía y dirección al grupo. Una persona que sea capaz de potenciar la creatividad, focalizar las energías e impedir que la lluvia de ideas se convierta en un juicio a las ideas.

Las labores fundamentales del moderador serían:

• Preparar la sesión y realizar la convocatoria.
• Realizar la introducción a la sesión del brainstorming, explicando los objetivos y recordando las normas fundamentales para que la reunión fluya adecuadamente.
• Ir explicando las diferentes dinámicas que se van a utilizar en la sesión, y aplicarlas en función de la energía y dinámica del grupo
• Encargarse de que todas las ideas queden debidamente registradas.
• Administrar la palabra para que no haya monopolios de las personas más extrovertidas y en general, hacer cumplir los diez mandamientos del brainstorming.
• El moderador en ocasiones puede participar aportando ideas al brainstorming, pero debe hacerlo con mucha imparcialidad y sin caer en la tentación de imponer su criterio.

A lo mejor ahora te parece todo un poco complicado, pero no te preocupes porque te lo voy a ir explicando todo con detalle.

Preparación previa

Como decía Edison «el genio es un 1% inspiración y un 99% transpiración», así que arremángate y ponte a preparar a fondo tu sesión de brainstoming. Para preparar adecuadamente tu sesión de lluvia de ideas debes tener en cuenta:

• El equipo
• La duración
• El espacio
• El material necesario
• La convocatoria
• Planificación y técnicas

¿El equipo lo es todo?

El equipo es muy importante para asegurar el éxito de tu sesión de brainstorming, y aunque contar con grandes especialistas y brillantes pensadores puede ser diferencial, no te preocupes, porque casi es más importante la energía, el entusiasmo y la adherencia a las normas fundamentales de la lluvia de ideas que ser un súper especialista en la materia.

Lo más básico del equipo es el número de personas. Si son pocas, la energía puede no alcanzar el clímax y la sesión puede quedar un poco light. Y si son demasiadas es ingobernable y pasarás más tiempo intentando que te hagan caso que anotando ideas. El número mínimo sería de 3 personas y el máximo de 10, si bien el óptimo estaría entre 5 y 7.

La teoría dice que los equipos deben ser multidisciplinares para poder abarcar la mayor cantidad de sensibilidades y visiones posible. Pero la práctica, me dice que pocas veces escoges al equipo. En la mayoría de los casos serán las personas con las que trabajas… y a no ser que tú seas el jefe, seguramente tú no serás responsable de la selección.

Por eso te debes asegurar que por un lado el equipo este bien motivado y por otro lado, tengan una formación básica en brainstorming. Lo puedes conseguir fácilmente con una buena convocatoria y una buena introducción (más adelante te lo cuento con ejemplo y todo).

Si eres de los que tienes la suerte que puedes escoger a tu equipo, lo dicho, escoge personas motivadas, de diferentes disciplinas, incluso piénsate en coger gente que a priori no esté relacionada para nada con el tema.

Los extremos a veces aportan puntos de vista muy interesantes. Y por supuesto asegúrate que reciben un pequeño training en brainstorming antes de empezar, te ahorrará muchos quebraderos de cabeza.

Duración

Un brainstorming tiene una duración óptima de entre 45 y 90 minutos. Depende de si incluyes la fase de análisis y conclusiones dentro de la sesión. En ocasiones se hacen varias sesiones programadas en días no consecutivos. Así los participantes pueden madurar sus ideas y traer inspiración de “fuera”.

¿Cuál sería la mejor opción? Como siempre, depende. Si es un problema crucial para tu equipo mejor dedicarle varias sesiones, si es simplemente una toma de contacto o no hay más tiempo haz una única sesión de 90 minutos.

Espacio

Lo creas o no lo creas, el espacio es un elemento importante para las sesiones de brainstorming. Lo ideal, una sala espaciosa, con luz natural, con varias pizarras, o mejor aún con paredes de cristal para poder pintar en ellas.

Si no trabajas en Google y no tienes a tu disposición estas magnificas salas, por lo menos trata de tener en cuenta las siguientes variables. La luz es importante, que sea abundante y como decíamos, mejor natural. A ser posible queremos una sala diáfana, sin mobiliario que nos oculte, suficiente con unas sillas puestas en semicírculo.

Una fuente de hidratación, es indispensable, lo básico una jarrita y unos vasitos. También una fuente de azúcar y otra de cafeína. Siempre mantienen alerta las neuronas y no querrás que la gente salga de la sala cada dos por tres para coger un café. Si te preocupa la vida sana de tu equipo puedes optar por una opción sana para el piscolabis. Unos frutos secos y fruta fresca están genial.

Material

Puedes necesitar diferentes materiales en función de la planificación que hayas hecho. Asegúrate de tenerlo listo y de sobra. Si no quieres perderte lo mejor de la reunión por haberte ausentado para ir a buscar un bolígrafo, asegúrate de tener preparado:

• Bolígrafos y rotuladores edding gruesos en abundancia.
• Rotuladores de colores para pizarra y borrador (asegúrate que funcionan porque se secan mucho)
• Cantidad de post its de colores
• Cinta de carrocero (para delimitar espacios en las paredes o suelos, o para poner etiquetas sobre las cosas)
• Folios (siempre vienen bien)
• Gomets (pegatinas de colores circulares)
• Materiales específicos que necesites según las técnicas que vayas a utilizar.

Convocatoria

La convocatoria para el brainstorming es crucial, es el primer contacto del equipo con la sesión y si aprovechas todo su potencial te va a ayudar en tres cosas:

1. Centrar el objetivo de la sesión: es una oportunidad para que el equipo entienda bien el objetivo de la sesión y vaya con cierto foco.
2. Motivar a los participantes: esto es fundamental, y el éxito del brainstorming va a depender de esa motivación en gran medida.
3. Formar e informar sobre las normas: antes de cada reunión hay que poner en común lo que denominamos la alianza. Una serie de normas que harán que la reunión funcione perfectamente.

Teniendo en cuenta estos objetivos, la convocatoria, se puede realizar por mail y debería contener como mínimo una referencia a cada uno de los tres puntos anteriores.

Planificación del brainstorming

La sesión de brainstorming debe estar bien planificada. Aunque el moderador debe ser flexible. Hay alargar o acortar las dinámicas en función de si están funcionando bien o no llevan a ningún sitio.

Un esquema básico de sesión de brainstorming podría ser el siguiente:

1. Bienvenida: aprovecha la ocasión para agradecer a los miembros del equipo su asistencia y generar un ambiente amigable y distendido.
2. Explicar los roles: cuéntale al grupo quien es quien en la reunión. Presentate a ti mismo como moderador y responsable que la energía no decaiga. Si las personas del equipo no se conocen puedes presentarlas o hacer una pequeña dinámica para conocerse.
3. Alianza: es el momento de exponer las “normas” de la sesión. Una serie de acuerdos que permitirán que los participantes trabajen mejor y más a gusto. No las impongas, menciónalas y que los participantes voten si las quieren seguir a mano alzada, dales la oportunidad de que aporten alguna norma adicional.
4. Encuadre inicial del problema: es el momento para que enmarques el problema que se va a tratar. Una explicación breve es suficiente. No te olvides de responder para quien y para qué os reunís.
5. Dinámicas de tormenta de ideas: debes tener preparada una batería de dinámicas de brainstorming que pienses que te pueden ayudar a abordar el problema. También ten preparada algún ice breaker por si decae la energía y hace falta despertar al personal. Combina dinámicas escritas y orales para aprovechar el potencial de las personas más tímidas.
6. Empieza con dinámicas de cambio de enfoque para ensanchar las posibles soluciones.
7. Dinámicas de cierre: las dinámicas de cierre son fundamentales. El gran aliado del brain storming es suspender el juicio… pero no hacer una selección de todas las ideas puede suponer “perder el juicio”.
8. Conclusiones y feedback: este es un espacio genérico para que los participantes digan cómo se han sentido. Puedes emplazarles a otra convocatoria o dar conclusiones si es que las hay.

Explicando las dinámicas

Cada vez que tengas que explicar una dinámica debes seguir los siguientes pasos:

• Explica el ejercicio: explica la dinámica y recuerda las normas fundamentales (si estamos en un momento de divergencia, demorar el juicio, construir sobre las ideas de otros, etc.)
• Da un ejemplo: escenifica y explica cómo se haría.
• Repite la explicación brevemente: vuelve a comentar los puntos más importantes.
• Resuelve las dudas: pregunta si los participantes tienen dudas, pero sobre todo fíjate en sus caras por si hay alguno perdido.
• No te olvides de registrar las ideas
• Parece obvio, pero más de uno ha dejado una sala llena de pos it con geniales conclusiones para irse a comer y cuando ha vuelto se ha encontrado unas pizarras limpias como patenas y un equipo de limpieza quejándose de lo guarra que habías dejado la sala.